Zugangseröffnung zur elektronischen Kommunikation gem. § 3 a Verwaltungsverfahrensgesetz NRW

Die Stadt Steinheim bietet Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation an. Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3 a des Verwaltungsverfahrensgesetzes NRW. Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür den Zugang eröffnet hat.
Gem. § 126 a des Bürgerlichen Gesetzbuches gilt entsprechendes im Privatrecht.

Die Stadt Steinheim hat diesen Zugang für eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation nach Maßgabe der folgenden technischen Rahmenbedingungen eröffnet:

Für die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation per E-Mail wurde ausschließlich folgende E-Mail-Adresse eingerichtet:

EU-DLR.Steinheim@gt-net.de

Für alle anderen E-Mail-Adressen der Stadt Steinheim wird der rechtsverbindliche Zugang ausdrücklich nicht eröffnet.

Dies bedeutet beispielweise, dass Sie über andere E-Mail-Adressen keine Anträge verbindlich stellen können oder Fristen gewahrt bleiben, wenn Sie eine E-Mail an eine andere Adresse als EU-DLR.Steinheim@gt-net.de senden.

Sollten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Stadtverwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Verwaltung nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann.

Zur Zeit wird nur das Dateiformat PDF (Adobe Acrobat bis Version 8) unterstützt.

Verwenden Sie hiervon abweichende Dateiformate, so kann Ihre Mail nicht bearbeitet werden.

Die Gesamtgröße der eingehenden E-Mails ist auf 18 MB beschränkt. Größere E-Mails werden automatisch abgelehnt.

Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen können Sie verschlüsselte Nachrichten an uns senden. Hierbei wird als Verschlüsselungssystem ''Secure / Multipurpose Internet Mail Ex-tensions (S/MIME)'' unterstützt.

Für die Verschlüsselung benötigen Sie unseren sogenannten ''Öffentlichen Schlüssel''. Dieser steht unter folgendem Link zum Download bereit:

Öffentlicher Schlüssel 1 (64 bit-Version)
(zum Öffnen die Datei erst mit Rechtsklick im passenden Ordner abspeichern)
oder
Öffentlicher Schlüssel 2 (32 bit-Version)
(zum Öffnen die Datei erst mit Rechtsklick im passenden Ordner abspeichern)

Installieren Sie diese Datei bitte in den Zertifikatsspeicher Ihres E-Mail Programms, um verschlüsselt mit der Stadt Steinheim E-Mails austauschen zu können. Bitte beachten Sie, dass die Übermittlung der Daten nur dann verschlüsselt erfolgt, wenn Sie ebenfalls über ein Zertifikat zur Verschlüsselung Ihrer E-Mail-Kommunikation verfügen. Ihr öffentlicher Schlüssel wird automatisch an die Stadt Steinheim übermittelt, wenn Sie selbst über ein Zertifikat zur E-Mail Verschlüsselung verfügen, dieses in Ihrem E-Mail Programm installiert haben und nach Import des öffentlichen Schlüssels der Stadt Steinheim in Ihr E-Mail-Programm die Verschlüsselung einer E-Mail an die Adresse EU-DLR.Steinheim@gt-net.de auswählen.

Die Stadt Steinheim verwaltet (speichert) Ihren öffentlichen Schlüssel in einem zentralen Zertifkatsspeicher. Sie erhalten dann automatisch ebenfalls verschlüsselte E-Mails an die von Ihnen angegebene Zugangsadresse (Ihre E-Mail-Adresse). Sie eröffnen hiermit für die Stadt Steinheim konkludent einen elektronischen Zugang für rechtsverbindliche Kommunikation mit Ihnen (Beispiel: zur Bekanntgabe von Verwaltungsentscheidungen = Bescheiden). Sie können diese Zugangseröffnung jederzeit formlos gegenüber der Stadt Steinheim widerrufen beziehungsweise einen neuen Zugangsweg wie beispielsweise an eine andere E-Mail Adresse oder per Briefpost eröffnen.

Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, so werden Sie seitens der Stadtverwaltung über die damit verbundenen Konsequenzen informiert.

Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann in vielen Fällen durch die so genannte ''elektronische Form'' ersetzt werden. Dies bedeutet, dass ein Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen sein muss. Die Stadt Steinheim kann zur Zeit Signaturen folgender Zertifizierungsdiensteanbieter (Trust Center) auf Echtheit und Gültigkeit prüfen:

• S-Trust
• DATEV eG
• D-Trust
• TeleSec
• TC TrustCenter
• Deutsche Post COM

Wir bitten um Verständnis, dass wir derzeit Signaturen anderer Anbieter nicht zulassen können. Sofern Sie andere Signaturen als die vorstehend genannten verwenden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt!

Sollten Sie noch nicht die Technik der elektronischen Kommunikation nutzen können, bitten wir Sie - wie bisher - auf die papiergebundene Kommunikation zurückzugreifen.

Werden im Zuge der Umsetzung von E-Government-Anwendungen und -projekten abweichende oder weitere Möglichkeiten eröffnet, so werden Sie an dieser Stelle bzw. in geeigneter Weise informiert.

Diese Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Stadt Steinheim und nicht für Verweise auf Angeboten von Dritten, wie z. B. anderen Behörden.

Sofern eine E-Mail nicht verarbeitbar ist, werden Sie durch den Empfänger darüber informiert. Dieser Fall kann z. B. durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.

Hinweise zur allgemeinen E-Mailkommunikation mit der Stadt Steinheim

Was muss ich bei allgemeinen E-Mails an die Stadt Steinheim beachten?

Dateigröße:

Zulässig sind Dateianhänge bis zu einer Größe von 10 MB (Brutto).

Dateianhänge die gößer als 10 MB sind, werden automatisch abgewiesen.

Dateiformate:
Die Stadt Steinheim empfiehlt, den Inhalt einer allgemeinen E-Mail nur im Text-Format zu erstellen. Auf Dateianhänge sollten Sie möglichst verzichten.

Möchten Sie dennoch E-Mails mit Dateianhängen an die Stadt Steinheim versenden, so beachten Sie bitte, dass wir aus technischen und auch aus wirtschaftlichen Gründen nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen können. 

Folgende Dateiformate werden unterstützt:

- Portable Document Format  (.pdf)
- Rich Text Format  (.rtf)
- Microsoft-Word  (.doc)
- Microsoft-Excel  (.xls)
- Dokumente im "jpg" oder "gif-Format"; speziell für Bilddokumente
- Dokumente im "tif-Format", z.B für gescannte Unterlagen

Verwenden Sie abweichende Formate, kann nicht ausgeschlossen werden, dass Ihre E-Mail nicht bearbeitet werden kann oder sogar von unserem E-Mailserver nicht angenommen wird! 

Bankverbindungen der Stadt Steinheim

Sparkasse Höxter

BLZ  472 515 50

Kto.Nr. : 6 00 00 53

Volksbank Bad Driburg-Brakel-Steinheim eG

BLZ  472 643 67
Kto.Nr.: 400 000 7200

Volksbank Paderborn-Höxter-Detmold eG

BLZ  472 601 21
Kto.Nr.: 901 203 1200